Fonctionnalités

L’archivage numérique

L’archivage numérique est ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d'informations ou à des fins patrimoniales.

La recherche et l’indexation

Utilisation des métadonnées pour faciliter la recherche. La recherche avancée peut aussi s’effectuer par mots-clés ou un texte intégral, et dans ce sens DMS Cabinet retourne tous les documents dans lesquels le texte de recherche apparaît.

Le Workfow

Le Workflow est un moteur de flux de travail qui rationalise le processus de révision et d'approbation des documents tout au long de leur cycle de vie. En d’autres termes, le workflow permet aux organisations de définir un flux de travail pour faciliter un environnement collaboratif.

Sécurité

DMS Cabinet dispose d'un module de gestion des droits qui permet à un administrateur de donner accès aux documents uniquement à certaines personnes ou groupes de personnes ou départements. DMS Cabinet dispose d'un marquage de document au moment de l'impression ou de la création de PDF, un élément essentiel pour empêcher toute altération ou utilisation involontaire.

Gestion des procédures

Cette partie contient un répertoire des processus internes pour faciliter le démarrage de nouveaux processus pour toute l'équipe. Les entreprises utilisant le workflow peuvent personnaliser la création des processus suivant la gestion interne. A l’aide du workflow, un administrateur peut créer une règle qui dicte le flux de documents à travers une organisation: par exemple, une facture passe par un processus d'approbation puis est acheminée vers le service des comptes fournisseurs.

Communication

Cette partie concerne la communication interne et externe, avec les fonctionnalités suivantes:

• - Communication
• - Boîte de réception des tâches
• - Services tiers de communication intégrés